SaidSoighiri94
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Règles métier — EME
Workflow automatique avec confirmation responsable des écarts
Les règles métier définissent les contraintes fonctionnelles que l'application EME — Emprunt Matériel ENSUP doit respecter dans le cadre du nouveau workflow validé.
Terminologie : le terme « responsable matériel » désigne tout membre habilité de l'équipe pédagogique disposant du rôle technique
RESPONSABLE. Il s'agit d'une habilitation accordée à un membre de l'équipe pédagogique, et non d'un poste dédié à part entière.
1. Identification de l'étudiant
RG01 — Identification obligatoire L'étudiant doit obligatoirement être identifié avant de pouvoir emprunter ou restituer du matériel. Si l'étudiant n'est pas reconnu, l'accès au parcours est refusé.
RG02 — Modes d'identification autorisés L'identification se fait par scan du QR code de la carte étudiante dématérialisée ou par saisie du mail ENSUP. Le mode utilisé doit être conservé pour chaque opération.
RG03 — Récupération automatique du profil Après identification, le système récupère automatiquement les informations de l'étudiant : nom, prénom, mail, classe et campus.
2. Poste dédié et salle de prêt
RG04 — Opérations depuis un poste dédié Les opérations d'emprunt et de restitution doivent être réalisées depuis un poste informatique dédié rattaché à une salle de prêt, elle-même rattachée à un campus.
RG05 — Traçabilité du lieu d'opération Chaque emprunt et restitution doit être associé au poste dédié, à la salle de prêt et au campus utilisés.
3. Matériel
RG06 — Identification unique du matériel Chaque matériel doit être identifié de manière unique par une référence, un numéro d'inventaire ou un numéro de série, et rattaché à une catégorie, un campus et un statut.
RG07 — Disponibilité du matériel
Seuls les matériels ayant le statut DISPONIBLE peuvent faire l'objet d'un emprunt. Sans écart déclaré au départ, le matériel passe directement à EMPRUNTE. Si l'étudiant modifie l'état prérempli d'un élément, le matériel passe à RESERVE jusqu'à la décision du responsable. Un matériel réservé, emprunté, non conforme, détérioré, en maintenance ou indisponible ne peut pas faire l'objet d'un autre emprunt.
RG08 — Accessoires attendus Chaque matériel peut être associé à une liste d'accessoires attendus (chargeur, souris, câble, housse, etc.).
4. Emprunt
RG09 — Démarrage du parcours d'emprunt
L'étudiant doit choisir l'action Emprunter depuis l'écran d'accueil, puis s'identifier, pour démarrer un emprunt.
RG10 — Affichage des matériels disponibles Après identification, le système affiche uniquement les matériels disponibles du campus concerné.
RG10A — Unicité d'emprunt actif par catégorie
Un étudiant ne peut pas demander un matériel d'une catégorie s'il possède déjà un emprunt bloquant de cette même catégorie. Sont bloquants les emprunts EN_ATTENTE_VALIDATION_DEPART, EN_COURS, EN_RETARD et EN_ATTENTE_VALIDATION_RETOUR. La catégorie redevient empruntable après la clôture automatique d'un retour sans écart ou après la décision du responsable sur un retour modifié. Il n'existe pas de limite calendaire : l'étudiant peut emprunter à nouveau la catégorie le même jour après cette clôture.
RG11 — Checklist de départ obligatoire
Une checklist de départ doit être obligatoirement vérifiée avant la création de l'emprunt. Elle reprend les accessoires attendus du matériel sélectionné et initialise automatiquement chaque élément dans son état de référence, normalement PRESENT. L'étudiant contrôle physiquement le matériel et ne modifie une valeur en ABSENT ou DETERIORE que s'il constate réellement un écart.
RG12 — Départ automatique sans écart
Si l'étudiant confirme la checklist de départ préremplie sans la modifier, l'emprunt passe directement à EN_COURS et le matériel à EMPRUNTE. Aucune validation du responsable n'est requise pour ce départ normal.
RG12A — Confirmation d'un écart au départ
Dès que l'étudiant modifie l'état prérempli d'un élément, le système place le départ en EN_ATTENTE_VALIDATION_DEPART, réserve le matériel et alerte les responsables du campus. La modification reste provisoire et ne change pas l'état officiel du matériel. Le responsable contrôle l'écart et le confirme ou le refuse. Une confirmation authentifie le nouvel état de départ, crée l'anomalie correspondante, puis permet le passage à EN_COURS et EMPRUNTE. Un refus n'applique pas l'état déclaré par l'étudiant. La décision, son auteur, sa date et son observation éventuelle sont historisés.
RG13 — Détection automatique des emprunts en retard
Lorsqu'un emprunt dépasse sa date de retour prévue sans avoir été restitué, son statut passe automatiquement à EN_RETARD et il apparaît dans le tableau de bord du responsable matériel.
5. Restitution
RG14 — Démarrage du parcours de restitution
L'étudiant doit choisir l'action Restituer depuis l'écran d'accueil, puis s'identifier, pour démarrer une restitution.
RG15 — Affichage des emprunts en cours Après identification, le système affiche uniquement les emprunts en cours de l'étudiant identifié. Un étudiant ne peut restituer que ses propres emprunts.
RG16 — Checklist de retour obligatoire Une checklist de retour doit être obligatoirement vérifiée. Elle est automatiquement préremplie avec l'état de départ validé de chaque élément. L'étudiant ne modifie une valeur que s'il constate une différence au moment de la restitution.
RG17 — Comparaison automatique des checklists Le système compare automatiquement la checklist de retour avec l'état de départ validé. Une checklist inchangée constitue un retour conforme. Toute modification constitue une déclaration d'écart provisoire soumise à la confirmation du responsable.
RG18 — Retour automatique sans écart
Si l'étudiant confirme la checklist de retour préremplie sans la modifier, le retour est clôturé automatiquement : l'emprunt passe à CLOTURE et le matériel à DISPONIBLE. Aucune validation du responsable n'est requise.
RG19 — Confirmation d'un changement au retour
Dès que l'étudiant tente de modifier une valeur préremplie, l'emprunt passe à EN_ATTENTE_VALIDATION_RETOUR, le matériel reste indisponible et une alerte est envoyée aux responsables du campus. Le changement reste provisoire : il ne modifie ni l'état officiel du matériel ni l'état de départ conservé. Après contrôle, le responsable confirme ou refuse la différence. Une confirmation crée l'anomalie et applique l'état final approprié avec le statut RETOUR_NON_CONFORME. Un refus conserve l'état validé au départ et permet une clôture conforme. La décision est historisée.
RG19A — Déblocage de la catégorie La catégorie est débloquée immédiatement après un retour automatique sans écart. Lorsqu'une différence est déclarée, elle reste bloquée jusqu'à la décision du responsable, puis est débloquée que la différence soit confirmée ou refusée.
6. Anomalies
RG20 — Création d'une anomalie confirmée Une anomalie est créée uniquement si le responsable confirme une différence ou une dégradation déclarée au départ ou au retour. La tentative de modification déclenche l'alerte et la demande de confirmation, mais elle ne crée pas encore une anomalie authentifiée et ne change pas l'état officiel du matériel.
RG21 — Association de l'anomalie Chaque anomalie doit être associée à l'étudiant concerné, au matériel, à l'emprunt et aux éléments de checklist concernés.
RG22 — Visibilité des anomalies Les anomalies sont visibles par le responsable matériel dans son tableau de bord. Un étudiant peut consulter les anomalies liées à ses propres emprunts.
RG23 — Traitement des anomalies
Le responsable matériel peut consulter une anomalie, ajouter une observation et modifier son statut selon le cycle : DETECTEE → EN_COURS_TRAITEMENT → RESOLUE → CLOTUREE.
7. Notifications
RG24 — Création automatique d'une notification Une notification est créée pour les responsables du campus dès la première modification d'une checklist préremplie au départ ou au retour. Les confirmations d'anomalie et les changements d'état officiel du matériel sont également signalés et historisés. Une seule demande active doit regrouper les modifications d'une même checklist afin d'éviter les alertes en double.
RG25 — Persistance et lecture des notifications Les notifications sont enregistrées en base, consultables a posteriori, et peuvent être marquées comme lues par leur destinataire.
8. Supervision par le responsable matériel
RG26 — Périmètre de supervision Le responsable matériel intervient lorsqu'un étudiant déclare un écart par rapport à une checklist préremplie. Il confirme ou refuse ce changement avant toute modification de l'état officiel du matériel. Il assure également la supervision, la gestion du stock et le traitement des anomalies.
RG27 — Filtrage par campus Un responsable matériel ne peut consulter que les données (matériels, emprunts, anomalies, historique) du campus auquel il est rattaché.
RG28 — Consultation des emprunts Le responsable matériel peut consulter les écarts en attente de confirmation au départ ou au retour, les emprunts en cours, en retard, clôturés, annulés et les retours non conformes.
RG29 — Consultation du stock Le responsable matériel peut consulter l'état du stock et les statuts des matériels.
RG30 — Gestion du matériel et des accessoires Le responsable matériel peut gérer les matériels, les accessoires associés, confirmer les écarts de checklist et faire évoluer les statuts. Une différence déclarée par un étudiant ne peut modifier l'état officiel du matériel que dans le cadre des confirmations prévues par RG12A et RG19.
RG31 — Consultation de l'historique Le responsable matériel peut consulter l'historique des emprunts, restitutions, anomalies et changements de statut.
9. Historique et traçabilité
RG32 — Historisation des actions importantes Toute opération importante doit être enregistrée dans l'historique : identification d'un étudiant, confirmation automatique d'une checklist inchangée, tentative de modification, validation ou refus du responsable, restitution, création d'une anomalie, changement de statut d'un matériel et traitement d'une anomalie.
RG33 — Informations conservées dans l'historique L'historique doit conserver la date, l'heure, l'utilisateur concerné, le matériel concerné, le poste utilisé, la salle de prêt, le campus et l'action réalisée.
Résumé
Les règles métier du workflow EME reposent sur un parcours automatique tant que l'étudiant ne déclare aucun écart.
Au départ, la checklist est préremplie avec l'état de référence du matériel. Une confirmation sans modification active automatiquement l'emprunt. Toute différence déclarée réserve le matériel, alerte le responsable et reste provisoire jusqu'à sa décision.
Au retour, la checklist reprend automatiquement l'état validé au départ. Une restitution inchangée est clôturée automatiquement. Dès que l'étudiant tente de modifier cet état, le responsable est alerté et doit confirmer le changement avant la création de l'anomalie et la mise à jour de l'état officiel. La catégorie reste bloquée tant que l'emprunt précédent n'est pas clôturé.