SaidSoighiri94
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Règles métier — EME
Nouveau workflow d'emprunt et de restitution autonome
Les règles métier définissent les contraintes fonctionnelles que l'application EME — Emprunt Matériel ENSUP doit respecter dans le cadre du nouveau workflow validé.
Terminologie : le terme « responsable matériel » désigne tout membre habilité de l'équipe pédagogique disposant du rôle technique
RESPONSABLE. Il s'agit d'une habilitation accordée à un membre de l'équipe pédagogique, et non d'un poste dédié à part entière.
1. Identification de l'étudiant
RG01 — Identification obligatoire L'étudiant doit obligatoirement être identifié avant de pouvoir emprunter ou restituer du matériel. Si l'étudiant n'est pas reconnu, l'accès au parcours est refusé.
RG02 — Modes d'identification autorisés L'identification se fait par scan du QR code de la carte étudiante dématérialisée ou par saisie du mail ENSUP. Le mode utilisé doit être conservé pour chaque opération.
RG03 — Récupération automatique du profil Après identification, le système récupère automatiquement les informations de l'étudiant : nom, prénom, mail, classe et campus.
2. Poste dédié et salle de prêt
RG04 — Opérations depuis un poste dédié Les opérations d'emprunt et de restitution doivent être réalisées depuis un poste informatique dédié rattaché à une salle de prêt, elle-même rattachée à un campus.
RG05 — Traçabilité du lieu d'opération Chaque emprunt et restitution doit être associé au poste dédié, à la salle de prêt et au campus utilisés.
3. Matériel
RG06 — Identification unique du matériel Chaque matériel doit être identifié de manière unique par une référence, un numéro d'inventaire ou un numéro de série, et rattaché à une catégorie, un campus et un statut.
RG07 — Disponibilité du matériel
Seuls les matériels ayant le statut DISPONIBLE peuvent être empruntés. Un matériel emprunté, non conforme, détérioré, en maintenance ou indisponible ne peut pas faire l'objet d'un nouvel emprunt.
RG08 — Accessoires attendus Chaque matériel peut être associé à une liste d'accessoires attendus (chargeur, souris, câble, housse, etc.).
4. Emprunt
RG09 — Démarrage du parcours d'emprunt
L'étudiant doit choisir l'action Emprunter depuis l'écran d'accueil, puis s'identifier, pour démarrer un emprunt.
RG10 — Affichage des matériels disponibles Après identification, le système affiche uniquement les matériels disponibles du campus concerné.
RG11 — Checklist de départ obligatoire
Une checklist de départ doit être obligatoirement renseignée avant la création de l'emprunt. Elle reprend les accessoires attendus du matériel sélectionné. L'étudiant indique pour chaque élément son état : PRESENT, ABSENT ou DETERIORE.
RG12 — Création automatique de l'emprunt
Après validation de la checklist de départ, le système crée automatiquement l'emprunt, enregistre la date et l'heure, et fait passer le matériel au statut EMPRUNTE.
RG13 — Détection automatique des emprunts en retard
Lorsqu'un emprunt dépasse sa date de retour prévue sans avoir été restitué, son statut passe automatiquement à EN_RETARD et il apparaît dans le tableau de bord du responsable matériel.
5. Restitution
RG14 — Démarrage du parcours de restitution
L'étudiant doit choisir l'action Restituer depuis l'écran d'accueil, puis s'identifier, pour démarrer une restitution.
RG15 — Affichage des emprunts en cours Après identification, le système affiche uniquement les emprunts en cours de l'étudiant identifié. Un étudiant ne peut restituer que ses propres emprunts.
RG16 — Checklist de retour obligatoire Une checklist de retour doit obligatoirement être renseignée. Elle reprend les mêmes éléments que la checklist de départ pour permettre la comparaison.
RG17 — Comparaison automatique des checklists Le système compare automatiquement la checklist de départ avec la checklist de retour pour déterminer la conformité de la restitution.
RG18 — Retour conforme
Si la checklist de retour correspond à celle de départ, l'emprunt est clôturé et le matériel repasse au statut DISPONIBLE.
RG19 — Retour non conforme
Si une différence est détectée, l'emprunt passe au statut RETOUR_NON_CONFORME et le matériel peut passer à NON_CONFORME, DETERIORE, MAINTENANCE ou INDISPONIBLE selon le problème détecté.
6. Anomalies
RG20 — Création automatique d'une anomalie Une anomalie est créée automatiquement si un élément présent au départ est absent au retour, ou si un élément est déclaré détérioré au retour.
RG21 — Association de l'anomalie Chaque anomalie doit être associée à l'étudiant concerné, au matériel, à l'emprunt et aux éléments de checklist concernés.
RG22 — Visibilité des anomalies Les anomalies sont visibles par le responsable matériel dans son tableau de bord. Un étudiant peut consulter les anomalies liées à ses propres emprunts.
RG23 — Traitement des anomalies
Le responsable matériel peut consulter une anomalie, ajouter une observation et modifier son statut selon le cycle : DETECTEE → EN_COURS_TRAITEMENT → RESOLUE → CLOTUREE.
7. Notifications
RG24 — Création automatique d'une notification Lors de la création d'une anomalie, une notification est créée automatiquement et adressée au responsable matériel concerné.
RG25 — Persistance et lecture des notifications Les notifications sont enregistrées en base, consultables a posteriori, et peuvent être marquées comme lues par leur destinataire.
8. Supervision par le responsable matériel
RG26 — Périmètre de supervision Le responsable matériel agit a posteriori et n'intervient pas en temps réel dans le parcours étudiant. Son rôle est la supervision, la gestion du stock et le traitement des anomalies.
RG27 — Filtrage par campus Un responsable matériel ne peut consulter que les données (matériels, emprunts, anomalies, historique) du campus auquel il est rattaché.
RG28 — Consultation des emprunts Le responsable matériel peut consulter les emprunts en cours, en retard, clôturés et les retours non conformes.
RG29 — Consultation du stock Le responsable matériel peut consulter l'état du stock et les statuts des matériels.
RG30 — Gestion du matériel et des accessoires Le responsable matériel peut gérer les matériels, les accessoires associés, les checklists liées et faire évoluer les statuts.
RG31 — Consultation de l'historique Le responsable matériel peut consulter l'historique des emprunts, restitutions, anomalies et changements de statut.
9. Historique et traçabilité
RG32 — Historisation des actions importantes Toute opération importante doit être enregistrée dans l'historique : identification d'un étudiant, création d'un emprunt, validation des checklists, restitution, comparaison, création d'une anomalie, changement de statut d'un matériel et traitement d'une anomalie.
RG33 — Informations conservées dans l'historique L'historique doit conserver la date, l'heure, l'utilisateur concerné, le matériel concerné, le poste utilisé, la salle de prêt, le campus et l'action réalisée.
Résumé
Les règles métier du nouveau workflow EME reposent sur un principe d'autonomie de l'étudiant.
L'étudiant emprunte ou restitue son matériel depuis un poste dédié, s'identifie par QR code ou mail ENSUP, complète une checklist au départ et au retour, puis le système compare automatiquement les informations saisies.
En cas de différence, une anomalie est créée automatiquement et une notification est envoyée au responsable matériel. L'ensemble des opérations est historisé afin de garantir la traçabilité.
Le responsable matériel agit a posteriori : il consulte, traite les anomalies, gère le stock et l'historique de son campus, sans intervenir en temps réel dans le parcours étudiant.